Mettre en place une infrastructure linguistique à l’échelle de l’entreprise : Comment Kanadevia renforce son infrastructure informatique pour soutenir son expansion internationale

La stratégie de croissance mondiale de Kanadevia : réduire les frictions causées par les barrières linguistiques

Kanadevia Corporation (anciennement Hitachi Zosen Corporation ; ici Kanadevia) mène des activités dans les secteurs de l’environnement et de l’énergie qui soutiennent la décarbonation et l’économie circulaire, notamment via des usines de valorisation énergétique des déchets, des installations de traitement de l’eau, des systèmes de production d’hydrogène et des technologies de méthanation. La société souhaite porter la part de son revenu d’exploitation à l’international à 50 % et renforce sa collaboration avec les équipes étrangères, notamment par l’intermédiaire de sa filiale suisse.

Cependant, l’un des défis les plus importants pour faire avancer cette stratégie était la communication multilingue.

Afin de garantir des traductions fiables et cohérentes à l’échelle de l’organisation et de réduire les frictions lors des réunions et de la collaboration quotidienne, Kanadevia a implémenté la suite de produits DeepL. L’entreprise a adopté DeepL Pro pour la traduction de documents, DeepL Write pour l’aide à la rédaction, et a introduit DeepL Voice for Meetings et DeepL Voice for Conversations pour faciliter à la fois les réunions en ligne et en face à face.

(De gauche à droite)

Kenji Sueoka, Responsable, Gestion de l’infrastructure de l’information internationale, Promotion des technologies de l’information et de la communication

Jaeim Lee, Ingénieure informatique, Gestion de l’infrastructure de l’information internationale, Département de gestion des infrastructures informatiques, Promotion des technologies de l’information et de la communication

Kenji Ishibashi, Ingénieur informatique, Gestion de l’infrastructure de l’information internationale, Promotion des technologies de l’information et de la communication

La barrière de la communication multilingue qui entrave l’expansion internationale des entreprises

Pourriez-vous nous parler de la politique commerciale de Kanadevia et des défis auxquels vous êtes confrontés pour vous développer à l’international ?

Sueoka : Notre entreprise a défini comme objectif de parvenir à une répartition équilibrée du résultat d’exploitation entre les activités à l’étranger et celles sur notre marché national, en visant un ratio de 50/50. À mesure que nous développons nos projets à l’étranger, une collaboration étroite et un partage d’informations avec nos bureaux internationaux sont indispensables.

Cependant, de nombreux documents internes sont rédigés en japonais. Pour les employés recrutés localement dans les bureaux à l’étranger, cela rendait parfois plus difficile la compréhension de l’avancement des projets. Du point de vue informatique, on constatait également une demande croissante pour la diffusion des informations de maintenance et des annonces internes à la fois en japonais et en anglais.

De plus, les différences linguistiques peuvent créer des barrières psychologiques lors des réunions avec des équipes étrangères, ce qui ralentit parfois la communication et la prise de décision. Au final, ces difficultés affectent la vitesse des opérations et l’efficacité globale.

Le problème ne se limitait pas à l’anglais. Dans de nombreux cas, il est également nécessaire de pouvoir communiquer dans des langues telles que le thaï ou l’indonésien. Affecter du personnel parlant anglais n’est donc pas toujours suffisant.

Kenji Sueoka, Responsable, Gestion de l’infrastructure de l’information internationale, Promotion des technologies de l’information et de la communication

Comment l’idée de mettre en place DeepL a-t-elle vu le jour ?

Sueoka : L’élément déclencheur est venu du soutien appuyé de l’un de nos dirigeants, qui a proposé d’adopter DeepL. En menant une enquête interne, nous avons découvert que des employés l’utilisaient déjà de manière individuelle. Cela nous a amenés à conclure que nous devions fournir un cadre officiellement approuvé pour leur permettre de s’en servir en toute confiance.

Avant d’implémenter pleinement DeepL, comment gériez-vous les besoins en traduction ?

Ishibashi : En fonction des cas d’utilisation, nous utilisions une combinaison d’outils de traduction de fichiers, d’outils de traduction de texte et d’IA généralistes. Mais aucun d’entre eux ne pouvait servir d’outil standard pour l’ensemble de l’entreprise. 

Certains fonctionnaient sur des modèles de tarification à l’usage, ce qui compliquait la gestion budgétaire et les processus d’approbation internes. Dans d’autres cas, la qualité de la traduction n’était pas suffisante pour un usage professionnel. En conséquence, les outils et les processus variaient d’un service à l’autre et d’un collaborateur à l’autre, ce qui entraînait des disparités en termes de qualité et de charge de travail.

Cela a créé un sentiment d’urgence croissant : sans environnement de traduction sécurisé à l’échelle de l’entreprise, le partage d’informations avec les bureaux à l’étranger et les opérations quotidiennes étaient menacés. C’est à ce moment là que nous avons pris conscience de la nécessité de mettre en place une infrastructure de traduction plus unifiée, utilisable de manière cohérente dans l’ensemble de l’organisation.

Kenji Ishibashi, Ingénieur informatique, Gestion de l’infrastructure de l’information internationale, Promotion des technologies de l’information et de la communication

Des contrats à la R&D en passant par l’informatique : l’adoption de DeepL s’étend à l’ensemble de l’entreprise

Quel a été votre processus de validation avant l’implémentation ?

Sueoka : En 2024, nous avons mené un projet pilote auprès d’une centaine d’utilisateurs. Nous avons distribué des licences DeepL et demandé aux participants d’utiliser l’outil dans leurs activités quotidiennes. Dans une étude de suivi, de nombreux participants ont signalé des résultats de grande qualité, adaptés à un usage professionnel.

Les questions de doublons logiciels ou de gouvernance entre les différentes solutions n’ont suscité que peu d’inquiétudes, et l’adhésion en interne s’est faite naturellement. La sécurité et la conformité réglementaire ont également été pleinement garanties, ne suscitant aucune préoccupation majeure au cours du processus de sélection. L’adoption s’est ainsi déroulée rapidement et, environ deux mois plus tard, nous avons signé un contrat pour toute l’entreprise.

Comment DeepL est-il actuellement utilisé au sein de l’organisation ?

Ishibashi : Nous avons implémenté DeepL Pro, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings, DeepL Voice for Conversations et les utilisateurs choisissent l’outil adapté à leur tâche. En proposant des extensions et des applications de bureau, nous avons créé un environnement accessible qui favorise l’adoption à l’échelle de l’entreprise.

DeepL est utilisé dans de nombreux contextes. Les départements juridiques traduisent des accords avec des partenaires étrangers. Les équipes R&D traduisent des articles académiques et de la documentation technique. Les équipes de projets internationaux s’appuient sur l’outil pour communiquer avec les bureaux à l’étranger, tandis que le département informatique l’utilise pour traduire de la documentation technique.

Lee : Personnellement, je trouve la traduction de fichiers particulièrement précieuse. Même lorsque les documents contiennent à la fois du texte, des graphiques et des images, la mise en page reste globalement intacte. La possibilité de traduire directement des fichiers PowerPoint, PDF et Word est extrêmement pratique.

Avec les outils d’IA à usage général, la traduction de fichier peut s’accompagner d’incertitudes et prendre davantage de temps. En revanche, DeepL traite les fichiers rapidement et conserve la mise en forme ; c’est pourquoi nous l’utilisons pour la plupart de nos besoins en matière de traduction de fichier.

Jaeim Lee, Ingénieure informatique, Gestion de l’infrastructure de l’information internationale, Promotion des technologies de l’information et de la communication

Éliminer les barrières de communication dans les réunions et les conversations grâce à la traduction vocale

Comment DeepL Voice est-il utilisé ?

Ishibashi : Lors de déplacements professionnels à l’étranger et de salons, de nombreux employés utilisent DeepL Voice for Conversations sur leurs smartphones de fonction pour faciliter la communication en face à face. Conformément à la politique de l’entreprise, la gamme d’applications pouvant être installées est limitée ; disposer d’une application officiellement approuvée comme DeepL s’avère donc très utile.

Lee : DeepL Voice for Meetings est également très utilisé pour les réunions en ligne. Étant donné qu’il existe peu d’alternatives viables, nous considérons que DeepL Voice présente un intérêt certain en tant que solution permettant de communiquer aussi bien en ligne que hors ligne.

Accélérer l’expansion internationale grâce à une infrastructure linguistique

Comment percevez-vous les différences par rapport aux outils d’IA à usage général ?

Lee : Récemment, j’ai essayé d’utiliser un outil d’IA généraliste lors d’une réunion où quatre langues étaient parlées : le coréen, le japonais, l’anglais et le chinois. La vitesse de traduction était lente et le délai trop important pour une réunion en direct.

En revanche, DeepL Voice for Meetings affiche le contenu parlé sous forme de texte en temps réel pendant les réunions en ligne. Cela permet de conserver le rythme naturel de la conversation et de poursuivre les discussions sans perdre le fil du dialogue. Bénéficier d’une qualité de traduction aussi élevée pour les réunions que pour les documents est essentiel pour bâtir un socle linguistique commun à l’échelle de l’entreprise.

Pour finir, pourriez-vous partager vos perspectives pour l’avenir ?

Sueoka : Le développement des projets à l’étranger et le renforcement de la collaboration avec les bureaux internationaux constituent des priorités stratégiques. En pratique, les différences linguistiques peuvent ralentir le travail. C’est pourquoi il est important d’intégrer des outils de traduction IA à notre infrastructure interne, afin que la langue ne soit pas un frein.

Grâce à DeepL, les employés se consacrent à leur expertise principale et sont libérés des obstacles liés aux différences de langues. Nous sommes convaincus que ce cadre de travail soutiendra durablement notre expansion internationale.