Att bygga en företagsomfattande ”språkinfrastruktur”: Hur Kanadevia stärker sin IT-grund för att till support för global expansion

Kanadevias globala tillväxtstrategi: minska friktionen från språkskillnader

Kanadevia Corporation (tidigare Hitachi Zosen Corporation; hädanefter ”Kanadevia”) bedriver miljö- och energiföretag som bidrar till minskade koldioxidutsläpp och resurscirkulation, allt från avfallsförbränningsanläggningar till vattenreningsanläggningar, vätgasproduktionssystem och metaniseringsteknik. Företaget siktar på att öka andelen rörelseintäkter från utlandet till 50 % och utökar samarbetet med utländska teams, bland annat genom sitt schweiziska dotterbolag.

En av de största utmaningarna för att driva denna strategi framåt var dock den flerspråkiga kommunikationen.

För att till support för säker och konsekvent översättning inom hela organisationen och för att minska friktionen i möten och det dagliga samarbetet har Kanadevia implementerat DeepL:s produktsvit. Företaget införde DeepL Pro för dokumentöversättning, DeepL Write för skrivstöd och introducerade DeepL Voice for Meetings och DeepL Voice for Conversations för att stödja både online-möten och möten ansikte mot ansikte.

(Från vänster till höger)

Kenji Sueoka, Ledare, avsnittet för global informationsstrukturhantering, huvudkontoret för främjande av informations- och kommunikationsteknik

Lee Jaeim, IT-ingenjör, sektionen för global informationsstrukturhantering, sektionen för informationsinfrastrukturhantering, huvudkontoret för främjande av informations- och kommunikationsteknik

Kenji Ishibashi, IT-ingenjör, avsnittet för global informationsstrukturhantering, huvudkontoret för främjande av informations- och kommunikationsteknik

Den flerspråkiga kommunikationsbarriären som hindrar expansionen för globala företag

Kan du berätta om Kanadevias affärspolicy och de utmaningar ni står inför när det gäller att driva på globaliseringen?

Sueoka: Vårt företag har ställt in sig på att sträva efter en jämn fördelning av rörelseintäkterna mellan utländska och inhemska verksamheter, med målet att uppnå en fördelning på 50:50. När vi utökar våra utländska projekt är ett nära samarbete och informationsutbyte med våra internationella kontor avgörande.

Många interna dokument är dock skrivna på japanska. För lokalt anställda på våra utländska kontor gjorde detta det ibland svårt att förstå vad som just då pågick. Ur IT-avdelningens perspektiv fanns det också en växande efterfrågan på att tillhandahålla information om underhåll och interna meddelanden på både Japanska och Engelska.

Dessutom kunde språkrelaterad ångest bli ett psykologiskt hinder och ibland bromsa kommunikationen när möten med utländska teams planerades. Dessa utmaningar på språkfronten påverkade i slutändan den operativa hastigheten och effektiviteten.

Utmaningen var inte begränsad till Engelska. I många situationer krävs kommunikation på språk som thailändska eller Indonesiska. Det räcker inte alltid med att bara sätta in personal som talar engelska.

Kenji Sueoka, Ledare, avsnittet för global informationsstrukturhantering, huvudkontoret för främjande av informations- och kommunikationsteknik

Hur började övervägandena om att implementera DeepL?

Sueoka: Den initiala utlösande faktorn var starkt stöd från en av våra chefer, som bad om att få införa den officiella DeepL-produkten. När vi genomförde en intern undersökning fann vi också att medarbetare redan använde DeepL på egen hand. Det ledde oss till slutsatsen att vi borde tillhandahålla en officiellt godkänd miljö där medarbetarna kunde använda verktyget med övertygande trygghet.

Hur hanterade ni översättningsbehovet innan ni implementerade DeepL fullt ut?

Ishibashi: Vi använde en kombination av verktyg för filöversättning, översättning av text och allmän AI, beroende på användningsfallet. Men inget av dessa verktyg kunde positioneras som ett standardverktyg för hela företaget. 

Vissa fungerade enligt användningsbaserade prismodeller, vilket försvårade budgetkontrollen och de interna godkännandeprocesserna. I andra fall var översättningskvaliteten inte alltid tillräcklig för professionellt bruk inom företaget. Som ett resultat varierade verktyg och arbetsprocesser mellan avdelningar och individer, vilket skapade inkonsekvenser i kvalitet och arbetsbelastning.

Vi kände att det var bråttom: utan en säker, företagsomfattande översättningsmiljö skulle informationsutbytet med utländska kontor och hastigheten i den dagliga verksamheten påverkas. Därför insåg vi behovet av en enhetlig översättningsinfrastruktur som kunde användas konsekvent i hela organisationen.

Kenji Ishibashi, IT-ingenjör, avsnittet för global informationsstrukturhantering, huvudkontoret för främjande av informations- och kommunikationsteknik

Från kontrakt och FoU till IT: DeepL införs i hela företaget

Hur gick ni tillväga med valideringen före implementeringen?

Sueoka: År 2024 genomförde vi en Proof of Concept (PoC) med cirka 100 användare. Vi delade ut DeepL-licenser och bad deltagarna att använda verktyget i sin dagliga verksamhet. I en uppföljande undersökning fick vi ett starkt gensvar: många användare kommenterade att kvaliteten var hög och att verktyget var användbart för ändamål som rör företag.

Det fanns mycket få farhågor om hur befintliga verktyg skulle hanteras eller hur ansvaret skulle fördelas mellan lösningarna, och den interna samordningen gick smidigt. Säkerhet och efterlevnad av regelverk var också fullt ut garanterade, vilket innebar att det inte fanns några större farhågor under urvalsprocessen. Som ett resultat gick implementeringen snabbt, och ungefär två månader senare gick vi över till ett fullständigt kontrakt.

Hur används DeepL för närvarande inom organisationen?

Ishibashi: Vi har implementerat DeepL Pro, DeepL Write, DeepL Voice for Meetings och DeepL Voice for Conversations. Användarna väljer det verktyg som passar bäst för uppgiften. Genom att tillhandahålla tillägg och skrivbordsapplikationer har vi skapat en tillgänglig miljö som stödjer införandet i hela företaget.

DeepL används i många olika situationer. Kontraktsavdelningarna översätter avtal med utländska partners. FoU-team översätter akademiska artiklar och teknisk litteratur. Internationella projektteam förlitar sig på det för kommunikation med utländska kontor, medan IT-avdelningen använder det för att översätta teknisk dokumentation.

Lee: Personligen tycker jag att filöversättning är särskilt värdefullt. Även när dokument innehåller en blandning av text, diagram och bilder förblir layouten i stort sett intakt. Möjligheten att översätta PowerPoint-, PDF- och Word-filer direkt är praktiskt.

Med allmänna AI-verktyg kan filöversättning vara osäker och ta extra tid. DeepL bearbetar däremot filer snabbt och bevarar formateringen, så vi förlitar oss på det för de flesta av våra behov av filöversättning.

Lee Jaeim, IT-ingenjör, avsnittet för global informationsstrukturhantering, huvudkontoret för främjande av informations- och kommunikationsteknik

Minska friktionen i möten och samtal med röstöversättning

Hur används DeepL Voice?

Ishibashi: Under utlandsresor och mässor använder många medarbetare DeepL Voice for Conversations på företagets smartphones för support för den personliga kommunikationen. På grund av företagets policy är utbudet av applikationer som kan installeras begränsat, så det har varit till stor hjälp att ha en officiellt godkänd DeepL-app tillgänglig.

Lee: DeepL Voice for Meetings används också i stor utsträckning för online-möten. Eftersom det finns få genomförbara alternativ ser vi ett tydligt värde i DeepL Voice som en lösning som stöder både online- och offlinekommunikation.

Påskynda den globala expansionen med en ”språkinfrastruktur”

Hur uppfattar du skillnaderna jämfört med allmänna AI-verktyg?

Lee: Nyligen provade jag att använda ett allmänt AI-verktyg under ett möte där fyra språk – Koreanska, Japanska, Engelska och Kinesiska – talades. Översättningshastigheten var långsam, och fördröjningen var för stor för ett live-möte.

Däremot visar DeepL Voice for Meetings talat innehåll i realtid som text under online-möten. Detta bidrar till att upprätthålla konversationens naturliga tempo och gör att diskussionerna kan fortsätta utan att dialogens flöde går förlorat. Att ha tillgång till samma högkvalitativa översättningar vid möten som vid översättning av dokument är avgörande för att bygga upp en gemensam språkinfrastruktur för hela företaget.

Avslutningsvis, kan du dela med dig av din syn på framtiden?

Sueoka: Att utöka utländska projekt och stärka samarbetet med internationella kontor är viktiga strategiska prioriteringar. I praktiken kan språkskillnader bromsa arbetet. Därför är det viktigt att införa AI-översättning som en del av vår interna infrastruktur – så att språket inte blir en flaskhals.

Genom att använda DeepL kan medarbetarna fokusera på att tillämpa sin kärnkompetens samtidigt som friktionen från språkbarriärer minskas. Vi tror att denna miljö kommer att till stöd för vår fortsatta globala expansion.