Vijf manieren om documentvertalingen te transformeren met DeepL Translator

Vroeger kostte het een halve dag om een document dat in het Japans was opgesteld, naar het Engels te vertalen. Nu we DeepL gebruiken, kunnen we deze taak zeer snel uitvoeren.

Dat is de ervaring van Shoji Otsubo, Senior Manager bij de multinationale technologieonderneming Panasonic Connect, en het is typerend voor de transformatieve impact die documentvertaling met DeepL Translator heeft op bedrijven. 

Wat geldt voor Panasonic Connect's gedetailleerde, technische onderzoeksrapporten geldt evenzeer voor complexe juridische contracten van andere bedrijven, cruciale veiligheidshandleidingen voor werknemers, handleidingen voor softwareontwikkelaars of marketingmateriaal in alle talen op DeepL Translator. talen op DeepL Translator. Documentvertaling biedt bedrijven een van de grootste productiviteitswinst en tijdbesparingen die DeepL te bieden heeft.

De waarde van hoogwaardige, automatische documentvertaling

Nauwkeurige, automatische documentvertaling is van grote waarde, aangezien het vertalen van documenten een zeer complexe taak is. Tekst vertalen is slechts een onderdeel van het proces. Het is even belangrijk om de manier waarop die woorden in documentontwerpen worden ingesteld, te behouden. De volgorde en nummering van paragrafen in een contract, de annotaties op een diagram, de manier waarop woorden en afbeeldingen samenwerken in een brochure of een PowerPoint-dia, de timing van ondertitels in video's: het zijn allemaal essentiële elementen voor het eindresultaat.

Het vertalen van documenten door woorden te kopiëren en te plakken en deze vervolgens weer in ontwerpen te verwerken, is zeer tijdrovend en brengt extra risico's met zich mee. Het kopiëren van juridische tekst in de verkeerde paragraaf kan ernstige juridische gevolgen hebben. Websites functioneren niet naar behoren wanneer de opmaak van HTML-documenten niet correct is. Wanneer meerdere talen handmatig worden verwerkt, neemt het risico op dergelijke fouten toe.

Het vermogen om documenten nauwkeurig en efficiënt te vertalen en deze problemen te vermijden, is van cruciaal belang voor internationale bedrijven. Daarom zet DeepL zich in voor het innoveren en verbeteren van de ervaring van het vertalen van documenten, evenals de nauwkeurigheid van onze taalmodellen zelf.

Het creëren van een superieure ervaring op het gebied van documentvertaling

Wij hebben technieken en processen ontwikkeld die ontwerpen aanpassen aan vertaalde tekst en de oorspronkelijke opmaak van documenten zorgvuldig behouden. Ze bieden onze gebruikers meer controle over het vertaalde document, knippen de noodzaak van uitgebreide correcties en voorkomen dat er urenlang aan de lay-out moet worden gewerkt. Het is geschikt voor Word-, Excel- en PowerPoint-documenten, HTML-code en SRT-ondertitelingsbestanden, XLIFF-gegevensbestanden en, van cruciaal belang, PDF-documenten met complexe afbeeldingen en ontwerpen. 

Voor het toonaangevende luchtvaartelektronicabedrijf JAE, heeft dit soort betrouwbare documentvertalingen een grote verandering teweeggebracht in de interne communicatie. "We kunnen de documenten nu onmiddellijk verzenden zonder te hoeven wachten op de vertaling", legt Takashi Ito, algemeen directeur van het Information Security Management Office van JAE, uit. In het verleden duurde het een week om dit handmatig uit te voeren. DeepL heeft het aantal gevallen verminderd waarin we materiaal moesten versturen, maar te druk waren om dat te doen.

De waarde van de documentvertalingen van DeepL Translator komt voort uit de kwaliteit van de vertalingen zelf, de nauwkeurige weergave van opmaak en ontwerp, en de functies waarmee bedrijven documentvertalingen kunnen inzetten op de manier die voor hen het beste werkt. 

Hier zijn vijf manieren waarop u DeepL Translator kunt gebruiken om documentvertalingen te transformeren:

1. Plaats PDF-bestanden rechtstreeks in het documentvertalingsvenster, zonder kopiëren, plakken of optische tekenherkenning te gebruiken.

Het merendeel van de documenten die met DeepL worden vertaald, zijn pdf-bestanden. Onze oplossing voor documentvertaling haalt automatisch tekst uit deze documenten, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over kopiëren en plakken of het gebruik van aparte OCR-tools (Optische tekenherkenning) om de gewenste tekst te verkrijgen. U kunt uw PDF-bestand eenvoudig naar het documentvertalingsvenster slepen om te beginnen.

2. Genereren vertaalde documenten in hun oorspronkelijke opmaak.

De documentvertaling van DeepL Translator ondersteunt alle belangrijke zakelijke bestandsformaten, waaronder DOCX, PPTX en XLSX van Microsoft, HTML-code, XLIFF-gegevensbestanden, eenvoudige TXT-bestanden en SRT-ondertitels. In al deze formaten genereert u een vertaald document in de oorspronkelijke opmaak, waarbij belangrijke elementen zoals lay-outs, alinea-nummering, voetnoten en tijdcodes behouden blijven.

Cruciaal is dat het hetzelfde doet voor de visuele lay-outs van PDF-documenten, waarbij het oorspronkelijke ontwerp behouden blijft en de tekst zo wordt opgemaakt dat deze daarmee compatibel is, zelfs wanneer de lengte van de vertaalde tekst wijzigt. Dit betekent dat zelfs externe marketingmaterialen snel gelokaliseerd kunnen worden.

3. Bespaar tijd door meerdere documenten tegelijk te vertalen.

Indien u meerdere documenten wilt laten vertalen, kunt u tijd besparen door ze in één keer te uploaden. U kunt dit doen, zelfs als de documenten verschillende formaten hebben en zelfs als ze in verschillende talen moeten worden vertaald. Wanneer u uw batch documenten uploadet, kunt u de taal specificeren waaruit en waarnaar u elk document wilt vertalen, of u kunt Translator de talen voor u laten detecteren.

4. Gebruik woordenlijsten voor consistente vertalingen

Nadat u een document of een reeks documenten heeft geuploaden, kunt u ook een woordenlijst toepassen op uw vertalingen. Hierdoor kunt u uw merkvocabulaire en gespecialiseerde technische termen consistent vertalen in alle documenten die u vertaalt. DeepL zal automatisch de toon van uw originele documenten weergeven, maar u kunt er ook voor kiezen om een formele of informeel toon voor uw vertalingen te specificeren indien u dat wenst.

5. Wijzig uw vertaalde documenten zodat u de controle behoudt.

Bij het vertalen van individuele documenten kunt u gebruikmaken van wijzigingsmodus  om een voorbeeld van uw vertaalde tekst naast het origineel te genereren, dat u vervolgens kunt verfijnen met behulp van het woordenboek of alternatieve functies. Zodra u klaar bent met wijzigen, kunt u ervoor kiezen om het opgemaakte document met uw wijzigingen te downloaden, of deze te negeren en terug te keren naar de oorspronkelijke vertaling.

Indien u een PDF-bestand vertaalt, biedt de Vertaler u ook de mogelijkheid om uw vertaling te downloaden als Word-document of als volledig opgemaakte PDF. Omdat Translator ontwerpen nauwkeurig behoudt, is de PDF-optie doorgaans het meest efficiënt. Wanneer u deze optie selecteert, kunt u eenvoudig kleine aanpassingen aan lettertypen en tekstwijzigingen uitvoeren met behulp van de wijzigingstools van Adobe Acrobat. Indien u te maken heeft met complexe lay-outs en meer controle over het ontwerp wenst, kunt u het Word-document voor ontwerpers downloaden om het in de lay-out te plaatsen.

Nauwkeurigheid en controle combineren

Op al deze gebieden levert DeepL-documentvertaling nauwkeurige, genuanceerde vertalingen van teksten, samen met nauwkeurige reproducties van lay-outs en opmaak. Het biedt u ook de controle die u nodig heeft om ervoor te zorgen dat het eindresultaat aan uw verwachtingen voldoet. Dat is de sleutel tot het transformeren van documentvertaling, het besparen van tijd, het verbeteren van de communicatie en het versnellen van de productiviteit voor lokalisatieteams. Het gaat erom dat u zelfverzekerd kunt zijn dat een document in elke gewenste taal correct wordt gelezen.

Begin nu met het eenvoudig vertalen van uw documenten of neem contact met ons op voor meer informatie over de superieure documentvertaling-functie van DeepL.