So vereinfacht DeepL die Übersetzung von Dokumenten

„Früher hat es das Team einen halben Tag gekostet, ein englisches Dokument ins Japanische zu übersetzen. Heute, mit DeepL, können wir das Ganze superschnell erledigen.“

Das ist die Erfahrung von Shoji Otsubo, Senior Manager beim multinationalen Technologieunternehmen Panasonic Connect, die typisch für die transformativen Auswirkungen einer Dokumentübersetzung mit DeepL auf Unternehmen ist. 

Was für die detaillierten technischen Berichte von Panasonic Connect gilt, gilt ebenso für komplexe Rechtsverträge, wichtige Sicherheitshandbücher für Mitarbeitende, Leitfäden für Softwareentwickler oder Marketingmaterialien anderer Unternehmen in allen Sprachen, die der DeepL Übersetzer unterstützt. Die Übersetzung von Dokumenten bietet Unternehmen einige der größten Produktivitätssteigerungen und Zeitersparnisse, die sie mit DeepL erzielen können.

Vorteile einer hochwertigen, automatischen Dokumentübersetzung

Eine genaue, automatische Dokumentübersetzung ist deshalb so wertvoll, weil die Übersetzung von Dokumenten eine sehr komplexe Aufgabe ist. Das Übersetzen von Text ist dabei nur ein Teil des Prozesses. Ebenso wichtig ist es, die Anordnung der Wörter im Dokumentdesign beizubehalten. Die Reihenfolge und Nummerierung der Absätze in einem Vertrag, die Anmerkungen in einem Diagramm, die Kombination von Wörtern und Bildern in einer Broschüre oder einer PowerPoint-Folie und die Zeitstempel in Videountertiteln: Sie alle sind entscheidend für das Endergebnis.

Dokumente zu übersetzen, indem man Wörter kopiert und sie dann wieder in das Design einfügt, ist äußerst zeitaufwendig und mit erhöhten Risiken verbunden. So kann das Einfügen von juristischen Texten in den falschen Absatz schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Websites funktionieren nicht mehr, wenn das Format von HTML-Dokumenten durcheinandergerät. Bei der manuellen Bearbeitung mehrerer Sprachen steigt das Risiko solcher Fehler.

Die Möglichkeit, Dokumente präzise und effizient zu übersetzen und diese Probleme zu vermeiden, ist für internationale Unternehmen unerlässlich. Aus diesem Grund hat es sich DeepL zur Aufgabe gemacht, die Übersetzung von Dokumenten sowie die Genauigkeit unserer Sprachmodelle selbst zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Entwicklung einer erstklassigen Übersetzungserfahrung

Wir haben Techniken und Prozesse entwickelt, die Designs an übersetzte Texte anpassen und die Formatierung des Originaldokuments originalgetreu beibehalten. Dadurch haben unsere Nutzer mehr Kontrolle über das übersetzte Dokument, müssen weniger Korrekturen vornehmen und sparen sich stundenlange Nachbearbeitungen am Layout. Dieses Verfahren eignet sich für Word‑, Excel‑, PowerPoint‑, HTML‑, SRT‑ und XLIFF-Dateien und vor allem für PDF-Dateien mit komplexen Bildern und Designs. 

Für das führende Luftfahrtelektronikunternehmen JAE hat sich diese Art der Dokumentübersetzung als entscheidender Faktor für die interne Kommunikation erwiesen. „Wir können Dokumente jetzt sofort weiterleiten, ohne auf Übersetzungen warten zu müssen“, erklärt Takashi Ito, General Manager des Information Security Management Office von JAE. „Früher dauerte der manuelle Vorgang eine Woche. DeepL hat die Anzahl der Fälle verringert, in denen wir Materialien aufgrund der Übersetzung nicht rechtzeitig versenden konnten.“

Der Wert der Dokumentübersetzung von DeepL liegt in der hohen Übersetzungsqualität, der präzisen Übertragung von Formatierung und Design sowie den Funktionen, mit denen Unternehmen die Dokumentübersetzung optimal an ihre Anforderungen anpassen können. 

Im Folgenden finden Sie fünf Tipps, um das Beste aus Ihrer Dokumentübersetzung mit DeepL herauszuholen:

1. Ziehen Sie PDF-Dateien direkt in das Übersetzungsfenster

Der Großteil der mit DeepL übersetzten Dokumente sind PDF-Dateien. Unsere Übersetzungslösung extrahiert den Text automatisch aus Ihren Dokumenten, sodass Sie keine Texte kopieren und einfügen oder separate OCR-Tools (Optical Character Recognition) verwenden müssen, um den gewünschten Text zu erhalten. Ziehen Sie Ihre PDF-Datei einfach in das Übersetzungsfenster, um loszulegen.

2. Erstellen Sie Übersetzungen in der Originalformatierung

Die Dokumentübersetzung von DeepL unterstützt die gängigsten Dateiformate, darunter DOCX, PPTX und XLSX von Microsoft, HTML-Code, XLIFF-Dateien, einfache TXT-Dateien und Untertitel im SRT-Format. Unabhängig vom Dateiformat erhalten Sie eine Übersetzung in der Originalformatierung, wobei wichtige Elemente wie Layout, Absatznummerierungen, Fußnoten und Zeitstempel erhalten bleiben.

Entscheidend ist, dass dies auch für das visuelle Layout von PDF-Dateien gilt, wobei das ursprüngliche Design beibehalten und die Formatierung entsprechend angepasst wird, selbst wenn sich die Länge des übersetzten Textes ändert. Das bedeutet, dass auch externe Marketingmaterialien schnell lokalisiert werden können.

3. Sparen Sie Zeit, indem Sie mehrere Dokumente gleichzeitig übersetzen

Wenn Sie mehrere Dokumente übersetzen möchten, können Sie Zeit sparen, indem Sie sie alle auf einmal hochladen. Dies ist auch dann möglich, wenn die Dokumente unterschiedliche Dateiformate haben und in verschiedene Sprachen übersetzt werden müssen. Wenn Sie Ihre Dokumente hochladen, können Sie die Sprache auswählen, aus der und in die Sie übersetzen möchten. Alternativ können Sie den Übersetzer die Sprachen auch automatisch erkennen lassen.

4. Verwenden Sie Glossare für einheitliche Übersetzungen

Nachdem Sie ein Dokument oder mehrere Dokumente hochgeladen haben, können Sie auch ein Glossar zu Ihren Übersetzungen hinzufügen. So können Sie Ihre marken‑ und fachspezifischen Begriffe in allen zu übersetzenden Dokumenten konsistent übersetzen. DeepL übernimmt automatisch den Tonfall Ihrer Originaldokumente. Sie können jedoch auch festlegen, ob Ihre Übersetzungen formell oder informell klingen sollen.

5. Bearbeiten Sie Ihre übersetzten Dokumente

Wenn Sie einzelne Dokumente übersetzen, können Sie im Bearbeitungsmodus eine Vorschau Ihrer übersetzten Fassung neben dem Original anzeigen lassen, die Sie dann mithilfe des Wörterbuchs oder über die Alternativen optimieren können. Nach Abschluss der Bearbeitung können Sie das formatierte Dokument mit Ihren Änderungen herunterladen oder diese verwerfen und zur ursprünglichen Übersetzung zurückkehren.

Wenn Sie eine PDF-Datei übersetzen, bietet Ihnen der Übersetzer außerdem die Möglichkeit, Ihre Übersetzung entweder als Word-Dokument oder als vollständig formatierte PDF-Datei herunterzuladen. Da der Übersetzer das Layout genau beibehält, ist die PDF-Option in der Regel am effizientesten. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mit den Bearbeitungstools von Adobe Acrobat ganz einfach kleinere Anpassungen an Schriftarten und Textfeldpositionen vornehmen. Wenn Sie mit komplexen Layouts arbeiten und mehr Kontrolle über das Design haben möchten, können Sie das Word-Dokument herunterladen, sodass Designer es in das ursprüngliche Layout einfügen können.

Kombination aus Präzision und Kontrolle

DeepL liefert in allen genannten Bereichen präzise, nuancierte Übersetzungen und stellt sicher, dass Layout und Formatierung erhalten bleiben. Außerdem erhalten Sie die vollständige Kontrolle, um sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren Anforderungen entspricht. Dieser Ansatz ist der Schlüssel zur Transformation von Dokumentübersetzungen, spart Zeit, ermöglicht eine bessere Kommunikation und steigert die Produktivität von Lokalisierungsteams. Im Mittelpunkt steht das Vertrauen darauf, dass ein Dokument in jeder gewünschten Sprache korrekt verstanden wird.

Übersetzen Sie direkt Ihr erstes Dokument, oder kontaktieren Sie uns, um mehr über die Dokumentübersetzung von DeepL zu erfahren!